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化繁為簡,輕鬆落實文件管理


(轉載)IThome Online 2012/02/08 報導

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京瓷美達針對臺灣市場開發全新文件管理系統,搭配獲得BLI最耐用及年度大賞的機種,以最低的維護成本,為企業實踐流暢的文件管理系統。

具備影印與列印等功能的事務機,幾乎是所有辦公室中最重要的工作夥伴,相較於一般電腦,多功能事務機的使用率反而更高,加上紙本資料管理作業,都讓多功能事務機成為文件管理流程中最重要的一環。

簡化文管操作介面,協助企業落實文件管理

京瓷美達經營戰略部協理吳俊達指出,根據市場觀察使用者經驗,發現有單位將硬體設備升級後,卻不會使用內建的新功能來提升整體文件作業流程,多數人對新機器的操作,依然僅只於基本影印與列印等功能,無法發揮其他附加功能的整體效益,這就好比購買最新款的智慧型手機,卻僅使用基本接聽與簡訊功能一樣可惜。

沒有善用新功能的主要的原因有二:因為啟動附加功能要額外收費,且所費不貲,對台灣多數中小企業來說並不符合投資效益;另一個原因,在於新功能操作複雜不易上手,無法減輕使用者的負擔,導致事務機依舊停留在傳統影印機的功能上。

藉由專利HyPAS作業平台,京瓷美達特別針對臺灣市場開發專屬文件管理系統,為中小企業帶來文件處理的全新體驗。吳俊達協理表示,HyPAS解決方案現階段提供五大功能,一改以往複雜且難以操作的文管系統,以最簡單、有效的方式,達到機密控管、列印管制,以及模組掃描等多種管理功能,且所有操作皆以繁體中文顯示,能幫助更多使用者快速上手。

榮獲BLI高品質認證,降低總體維護成本

不只功能更加貼心易用,京瓷美達也在設備的品質上大幅提升,相較於其他廠商降低耐用度的硬體競價方式,京瓷美達反其道而行,推出的全新設備比前代機種多了20%耐久度,其中TASKalfa 3500i耐用度更提升達50%,並有多款設備獲得BLI(Buyers Laboratory Inc)大獎肯定,其中TASKalfa 5550ci更同時獲得最佳耐用度與年度大賞兩項大獎,以最高品質為您加速每頁文件處裡流程。

「優質的多功能事務機在初期投資時,或許購置成本會較高,然而耐用度較高的設備可大幅降低後續維護成本,從總使用成本來看反而能省下約30%的總使用成本,讓投資更加划算。」吳俊達協理表示,以感光滾筒為例,以往的設計是以30萬張為限,現在則是一舉提升至業界最高的60萬,大幅增加了使用張數。京瓷美達的事務機均以五年期限為設計考量,以一般三年的服役時效來看,不僅不須更換感光滾筒等昂貴耗材,也不會遇到耗材在品質衰退期時影響印出品質。「對於全辦公室僅有一台事務機的小型企業來說,也不用擔心設備因經常維修而影響日常文件處理。」

為了更確保列印品質,京瓷美達研發全新的CASS顯像系統,能在碳粉補給時自動更新顯像劑,讓輸出品質維持在最佳狀態;在掃描與影印上,京瓷美達以預防陰影滲透功能,避免薄透的原稿掃描時,將另一面的影像滲透到掃描文件內。

提供多元機種,搭配企業營運方針以節省成本

根據不同的產業與規模,企業所需要的事務機功能與印量皆不盡相同,京瓷美達在台灣供應有超過40款規格各異的機種,不論黑白或彩色,印量從每月3,000張低用量到80,000張的設備一應具全,今年更一口氣增加了11款新機,其中包含業界最強,黑白每分鐘80頁的TASKalfa 8000i,不論是要最經濟實惠,或是超海量需求,京瓷美達都能以最多元的機種,搭配企業不同的營運步調,實現最有效率的文件管理機制。

吳俊達協理認為,給得多不如給得巧,與其盲目塘塞大量的附加文管功能,不如傾聽使用者需求,將文管架構簡化,交付給客戶一定能用得到的功能,並提供品質最可靠的設備,不僅能幫助客戶降低文件管理成本,也能協助他們落實新一代文件管理機制。

為了協助台灣市場的企業用戶提升工作效率,京瓷美達針對台灣使用者的習慣與需求特別開發,推出HyPAS五大解決方案:

●Easy Get設定密碼守機密
可讓使用者本人到了事務機前才開始列印,並透過密碼管制,避免其他同事的不慎拿取,可保護敏感資料外洩,也能降低文件遺失而重複列印的成本。

●Easy Lock管控彩印鎖成本
針對有彩色列印的功能設定密碼限制,只開放給特定單位人員,而其他黑白列印則不設限,兼顧方便與成本管理。

●Easy Services一鍵叫修免等待
當設備出現問題或需要訂購耗材時,不用通知總務或另外撥打電話,只要按下面板上的線上叫修按鈕,就會有服務人員主動聯繫、到府維護。

●Panel Plus模組掃描有效率
可制定掃描時的規格設定,讓使用者能針對如訂單、型錄等不同狀況選擇,不需要在尺寸、解析度等細節傷腦筋,省時又省力。

●Weekly Timer排程節電愛地球
能以一星期為周期,設定排程自動開關機,對於有傳真功能的事務機來說,依然能在周末時啟動以收件,並自動於夜間關閉,在不影響業務下節省電費。

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